Informazioni sulla segnalazione di Whistleblowing

Fondazione Perugia adotta una procedura per la trasmissione e gestione delle segnalazioni interne (anche anonime) riguardanti la Fondazione inviate da terzi o da personale appartenente alla Fondazione medesima.

La procedura è conforme al D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

La procedura di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Fondazione Perugia ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.

Per l’invio e la gestione delle segnalazioni, la Fondazione implementa una piattaforma informatica dedicata, che costituisce canale preferenziale per l’invio delle segnalazioni.

Per fare una segnalazione si prega di accedere alla piattaforma.

Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione:

• i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Fondazione Perugia;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Fondazione Perugia; i soci e le persone della Fondazione con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi.

Tali soggetti possono segnalare informazioni sulle violazioni che abbiano appreso nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere fatte anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

La Fondazione auspica che nelle segnalazioni sia indicata l’identità del segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati e informare il segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Cionondimeno, la Fondazione accoglie e prende comunque in esame anche le segnalazioni in forma anonima, secondo le disposizioni del D.lgs. 24/2023.

Cosa si può segnalare

Informazioni sulle violazioni aventi per oggetto fatti riferibili a persone della Fondazione Perugia o a terzi, che possano costituire:

• violazioni del Modello 231 della Fondazione Perugia e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o del Codice etico;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001;

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza, avendo egli fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

Il segnalante deve indicare chiaramente nell’oggetto della segnalazione che si tratta di una “Segnalazione Whistleblowing”, per la quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di ritorsioni subite in conseguenza della segnalazione.

Non possono essere segnalate notizie prive di fondamento e informazioni acquisite sulla base d’indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio), al pari delle informazioni che sono già oggetto di dominio pubblico.

Le segnalazioni devono essere tempestive e quanto più possibile dettagliate in modo da rendere concretamente possibile la verifica da parte dei soggetti competenti a riceverle e gestirle.

Non sono considerate segnalazioni di whistleblowing quelle aventi a oggetto le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi alle attività istituzionali della Fondazione.

Canale di segnalazione interno

Le segnalazioni possono essere inviate internamente tramite: i) piattaforma informatica accessibile dal sito internet della Fondazione Perugia e dall’intranet; ii) posta ordinaria indirizzata agli organi competenti a gestire la segnalazione; iii) dichiarazione orale rilasciata dal segnalante durante un’audizione concordata con gli organi competenti a gestire la segnalazione; iv) linea telefonica/sistema di messaggistica vocale dedicato (numero di telefono: +390281480081 digitando il codice Pin n. 9065).

La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

Tramite la piattaforma è possibile:

• inviare una segnalazione per iscritto;
• inviare una segnalazione orale attraverso un messaggio audio registrato;
• inviare una segnalazione orale attraverso una linea telefonica dedicata registrando il messaggio audio;
• modificare o aggiornare una segnalazione inviata;
• consultare lo stato di una segnalazione inviata;
• ricevere riscontro sul seguito dato alla segnalazione.

La piattaforma consente di:

• separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima;
• mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati;
• adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l’utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata;
• interagire con il segnalante, garantendone l’anonimato.

Per le segnalazioni tramite posta ordinaria o raccomandata, è necessario che la segnalazione sia inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” “Segnalazione Whistleblowing”, indirizzata all’Organismo di vigilanza.

Tutela del segnalante

La Fondazione tutela la riservatezza dell’identità del segnalante (e di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante) e sanziona ogni atto o comportamento di ritorsione, anche solo tentato o minacciato, da chiunque compiuto nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione, o di persone a esso vicine, che possa provocargli un danno ingiusto.

Al segnalante è rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. E’, inoltre, fornito riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

Le comunicazioni di eventuali ritorsioni devono essere inoltrate all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) per gli accertamenti di legge.

La comunicazione avviene tramite la piattaforma informatica messa a disposizione da ANAC, all’interno del sito istituzionale, e accessibile cliccando il link alla pagina dedicata al servizio “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) oppure attraverso un servizio telefonico con operatore fornito da ANAC o un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

Tutela della persona coinvolta

La Fondazione Perugia tutela anche la riservatezza delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione, fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante.

La persona segnalata può essere sentita anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti ed è in ogni caso sentita se ne fa richiesta. La persona segnalata è informata della segnalazione che la riguarda, nel procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti, al termine dell’istruttoria condotta sulla segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.

Processo

Le segnalazioni sono indirizzate all’Organismo di vigilanza della Fondazione Perugia.

L’Organismo di vigilanza gestisce le segnalazioni ricevute in conformità alle disposizioni del D.lgs. n. 24/2023.

Nell’attività istruttoria volta ad accertare i fatti e le condotte segnalate, l’Organismo di vigilanza è coadiuvato dal responsabile dell’Area legale.

All’esito dell’istruttoria, l’Organismo di vigilanza fornisce un riscontro sulla segnalazione, dando conto delle misure previste o adottate e di quelle eventualmente da adottare per dare seguito alla segnalazione unitamente ai motivi della decisione assunta.

Trattamento dei dati personali

In conformità alle disposizioni dell’art. 13, D.lgs. n. 24/2023, la Fondazione Perugia garantisce che il trattamento dei dati personali sia effettuato nel pieno rispetto del regolamento (UE) 2016/679, del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e del D.lgs.18 maggio 2018, n. 51.

La Fondazione Perugia assicura piena tutela dei dati personali non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche al facilitatore, alla persona coinvolta nella segnalazione e a quella in essa menzionata, interessati dal trattamento dei dati.

Per inviare una segnalazione è necessario collegarsi alla seguente piattaforma: